O que realmente um sistema de gestão e emissão de notas fiscais pode trazer de benefícios para o seu negócio.
Começar um negócio é um desafio que pode nos levar a diversos resultados e com processos desgastantes. Por isso é sempre muito importante ter um bom planejamento, fazer as parcerias certas e poder dispor das melhores ferramentas. O planejamento precisa ter a possibilidade de ser rapidamente adaptável, chamamos isso de pivotar, mudar de direção para corrigir o curso sempre que precisar. Pessoas e parcerias nos possibilita uma jornada mais leve e com mais acertos. Dependendo da área de atuação, são necessários muitas ações que envolvem tempo e especializações diferentes. Outra questão essencial são as ferramentas. Você já tentou desenroscar um parafuso com a chave errada, ou usar uma faca sega para cortar algo duro? Isso gera desgaste e o resultado nunca é bom. Se usarmos uma chave philips com cabo de borracha para desenroscar um parafuso, com um bom encaixe, vai ser muito mais fácil e o tempo certamente bem menor.
O que mudou não foram as pessoas ou o desafio, foi a ferramenta utilizada para se obter um resultado melhor e com menos esforço.
Um sistema de gestão e emissor de notas fiscais é a principal ferramenta para organizar e otimizar as ações no seu negócio economizando tempo, criando oportunidades e possibilitando decisões mais acertadas. Muitas empresas dependem dos sistemas para controlar seus estoques, o financeiro e outras diversas ações. Imagina uma indústria que fabrica milhares de peças por meio de encomendas mas não faz o controle do estoque corretamente. Provavelmente vai ter problemas, como o de falta de material e os pedidos vão se acumular com prazos estourados. Ocorre o mesmo problema em uma loja que tem um produto no estoque mas não se sabe disso, pode acontecer desta mercadoria ficar lá por muito tempo, ou o inverso, em que não se tem mais o produto e uma venda é realizada. Esse é apenas um dos diversos módulos de um sistema de gestão que integra o estoque, o financeiro e até processos com os contadores.
O que é um ERP?
Em muitas publicações a tradução para Enterprise Resource Planning é feita como Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Observe que a palavra Planning que significa Planejamento, não aparece na definição traduzida mais comum aqui no Brasil. Certamente essa definição foi feita por alguém que buscou traduzir as ferramentas e não o resultado. O ERP é uma ferramenta de planejamento de recursos que integra os setores das empresas em busca de resultados, seja no momento presente ou para o futuro.
Vamos entender na prática:
- Exemplo 1 - Comércio (varejo) com um funcionário.
Não importa muito o mercado de atuação da loja, certamente ela vai ter um estoque, vai ter despesas para pagar, obter receita através das vendas, pagar o funcionário e talvez optar por um plano de comissões, vai ter um caixa para a função de frente de loja, vai emitir notas fiscais, comprovantes, etiquetas e orçamentos, assim como vai precisar calcular os tributos caso incidam sobe a operação ou produto. Essas são apenas algumas funções de um ERP.
- Exemplo 2 - Pequeno e-commerce de produtos eletrônicos.
Neste exemplo, vamos imaginar somente uma pessoa, a Patricia que divulga os seus produtos, vende e os envia pelos correios. Sua média é de dez peças por dia, mas isso pode variar muito, principalmente próximo a datas festivas. Além de anunciar, comprar e testar os produtos quando necessário, ela vai precisar embalar, emitir a nota fiscal e enviar. Ainda vão aparecer as trocas e defeitos que precisam de nota de devolução, ressarcimento e outras ações. Com um bom ERP a Patricia pode se organizar. Vai saber quando deve comprar mais produtos para repor o estoque, quanto está tendo de lucro, ainda pode otimizar as ações emitindo as notas fiscais e etiquetas para postar nos correios de forma rápida e segura. Não fica um processo lento e descontrolado, tudo ocorre de forma fluída, rápida e com poucas chances para erros.
Resultados ao utilizar um Sistema de Gestão
Existem muitas listas de possíveis resultados que uma empresa pode ter com a implantação de um sistema para organizar e fazer a gestão. Veja um resumo:
- Redução de custos
- Maior agilidade nos processos
- Informações disponíveis para ações rápidas e gerenciais
- Cálculos de tributos automatizados
- Maior controle dos prazos
- Redução do retrabalho
- Gestão de pessoas e funções
- Eliminação de erros
- Melhora na tomada de decisões
- Aumento da produtividade
- Crescimento da empresa
Quanto custa e como implantar um sistema de gestão?
Pela complexidade e longo tempo para desenvolvimento, o preço dos sistemas de gestão eram caros e, mesmo com todos os benefícios, traziam custos significativos para uma pequena empresa que tinha que comprar o programa e ainda gastava com a implementação, o treinamento e as atualizações. Desta forma, as médias e grandes empresas ficavam sempre alguns passos a frente por contar com os sistema mais avançados de gestão e planejamento.
Com a Internet e a computação em nuvem, as empresas que desenvolvem sistemas conseguiram ganhar escala e reduziram os valores chegando a custos muito acessíveis.
As pequenas empresas estão podendo finalmente ter boas ferramentas para aumentar a eficiência das suas ações e terem mais presença em um mercado tão competitivo.
A implantação de um sistema para pequenas empresas é bem simples mas requer algumas ações. Normalmente os cadastros são importados de forma automática, assim como produtos e o saldo de estoque. É importante que os dados financeiros também sejam utilizados para alimentar o sistema com as despesas e receitas e se possível, separadas por centros de custo. Claro que sempre vai variar em cada caso, mas geralmente a implantação ocorre em muito pouco tempo, um dia ou dois.
Quando é o momento certo para implantar um sistema de gestão?
O ideal é que a empresa utilize um sistema assim que começar a movimentar o financeiro. De qualquer forma, será necessário um emissor de notas fiscais, algo comum nos sistema de gestão, assim você deve optar por usar uma ferramenta que agregue o máximo possível. Quanto antes você começar a fazer a gestão da sua empresa, melhor vai ser. Lembre-se, crescimento planejado, boas decisões e economia de tempo, tudo isso depende diretamente de um sistema de gestão.
Você pode também estar utilizando um sistema que não atende mais as suas necessidades. Neste caso, veja com calma as opções que estão disponíveis no mercado e mude, é muito mais simples e rápido do que você imagina.
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