Um estoque organizado faz toda a diferença em vários aspectos na sua empresa. Não basta ser organizado, ele precisa de um gerenciamento eficaz.
O estoque é muito mais importante do que parece. Você já perdeu uma venda porque não tinha determinado item em estoque? Perdeu dinheiro devido ao excesso de estoque, ou os produtos já tinham passado da válidade? Quando vai fazer o balanço de estoque observa que tem mercadoria “ a mais” e outra “a menos”? E fica perdido, sem entender o que está acontecendo?
Gerenciar estoque é dificil mesmo, vai muito além da organização. Vale ressaltar que um bom software de controle é essencial.
O que é um gerenciamento de estoque?
É a parte de gestão de uma série de produtos, que estejam na quantidade certa para venda, dentro do período de válidade e sejam os ideais para o seu negócio no momento certo. Quando gerenciado de maneira eficaz, as empresas reduzem os custos de excesso de estoque e maximizam as vendas. Um bom sistema de gerenciamento de estoque pode ajudá-lo a otimizar esse processo.
Com um gerenciamento eficaz, você pode ter sempre os produtos certos para determinado período de venda, saber o momento de fazer promoções de determinadas mercadorias, tanto para auxiliar na renovação do estoque, quanto para colocar para fora, produtos em excesso ou com validade próxima ao vencimento, evitando assim, a deterioração, perda de dinheiro e espaço em seu almoxarifado.
O que um software de gestão de estoque deve ter?
Acompanhar seu estoque em tempo real, permitindo assim a redução de custos; Ajudá-lo a prever a demanda, melhorando o fluxo de caixa, consequentemente aumentando os resultados da sua empresa;
Permitir que você tenha a opção de determinar um estoque máximo e mínimo de cada produto, evitando assim escassez ou excesso de mercadoria e produção;
Permitir fácil análise do estoque em qualquer dispositivo, otimizando assim a organização do estoque e o precioso tempo seu e de seus funcionários;
Permitir que você escolha quem pode ter acesso a ele, e de diferentes maneiras. Quem só pode visualizar, quem pode dar entradas ou saídas de mercadorias;
Seja acessível diretamente no seu ponto de venda;
Registre a pessoa que realizou qualquer tipo de ação;
Ofereça uma leitura rápida e fácil de códigos de barras para acelerar no processo de entradas e saídas;
Segue abaixo algumas das técnicas utilizadas por pequenas empresas no gerenciamento de estoque:
Análise das vendas dos últimos meses, entenda suas margens, quais produtos têm em estoque com as piores rotatividades e qual tipo de público consome seus produtos. Após isso, faça uma previsão observando as tendências do mercado, crescimento previsto, economia, período de promoções, estrátegias de marketing entre outras;
Utilize o método “First in, first out” que em português quer dizer que o primeiro [produto] a entrar deve ser também o primeiro a sair, com o objetivo de evitar a perda de mercadorias perecíveis e até mesmo desatualização de produtos. Uma boa forma de colocar em prática o FIFO é deixar sempre os produtos mais novos na frente. Vale especificar um período para colocar os produtos muito próximo ao vencimento em destaque e estimular sua saída;
Produtos encalhados, que não foram vendidos nos últimos 6 a 12 meses, provavelmente não devem ser mais estocados. Identifique-os e elabore uma estrátegia para retira-los do estoque. Uma maneira interessante de solucionar questões como as de produtos muito próximos a válidade e/ou com baixa rotatividade é criar um cantinho de promoções em seu estabecimento. Outra ideia é adesiva-los com cores e deixar uma tabela que específica o desconto de cada cor. Importante que esta fique em um lugar bem visivél. Este “cantinho” pode lhe trazer novos clientes e fidelizar os que você já tem. Afinal, saber que tem boas promoções o ano inteiro em determinado estabelecimento faz com que ele seja sempre visitado. E o consumidor que foi apenas dar uma olhadinha nas promoções pode gostar do atendimento e das mercadorias e comprar outras coisinhas que não se encontram nesse “cantinho” que pode se tornar tão mágico para o seu negócio. Além de resolver o estoque em excesso, isso evita o desperdicio de capital e espaço e ainda pode ser um grande atrativo ao público deixando seu estabelecimento sempre movimentado, seja ele físico ou virtual;
A diferença entre o estoque físico para o virtual pode atrapalhar os ganhos, fazendo necessária uma análise para absorvê-la como um custo do negócio, evitando assim ter prejuízo.
Por melhor e mais eficiente que seja, erros humanos acontessem. Então, necessário se faz que de tempos em tempos que seja feito uma auditoria em seu estoque para garantir que o que consta no sistema seja de fato o que tem em sua empresa. Cada empresa precisa criar o seu tempo, algumas devem fazê-lo anualmente, outras mensalmente, as vezes no final de períodos específicos, como fim do mês de outubro, por exemplo, assim você já pode ao fim da auditória, fazer uma análise das mercadorias que deve colocar na ‘Black Friday” caso participe. Essa auditória permite também que você descubra se está com problemas de pequenos furtos e em quais aréas, além de identificar outras possíveis questões que refletem na diferença entre o estoque físico e o virtual;
O ideal é usar um software de gestão que faça análises de vendas em tempo real. Assim toda vez que a venda no sistema for concluida, a baixa no estoque é feita automáticamente. Outra função importante que o software deve ter, é informar quando o estoque está baixo ou alto. Facilitando assim a gestão não só do estoque mais de toda a empresa, visto que auxília saber em quais momentos devem ser feitas aquisições de produtos, e quando fazer análises de possíveis promoções. Um bom sistema vai realizar grande parte do trabalho pesado por você;
Algo imprescindível é a aparência dos produtos. Manter o estoque limpo e organizado é essencial para a preservação da boa qualidade e funcionamento das mercadorias. O responsável pelas auditorias de estoque deve fazer uma lista de verificação de sinais de danos e separar tais produtos para fazer o descarte ou separar para vendas com desconto;
Dependendo do tamanho da sua empresa, contrate um controlador de estoque. Além de controlar a entrega de mercadorias garantindo que tudo que foi solicitado corresponde ao que foi pedido, verifica que os produtos que saem também estão em perfeito estado e você poderá determinar auditorias de estoque com mais frequencia, tendo em vista um funcionário só para esta função;
Produtos com maior valor, devem ter um controle mais rígido de estoque. Assim, separar itens mais caros em seu almoxarifado em setores com letras, pode ajudar bastante. Por exemplo, os produtos classificados como A – itens caros, na categoria C – itens mais baratos;
Conclusão
Existem muitas formas de trabalhar com o estoque, pode até mesmo ser remoto (terceirizado) ou venda direta entre o fornecedor e o cliente final. Para cada caso existem questões e soluções a serem consideradas mas acompanhar e utilizar um sistema para gerenciar as ações é fundamental.
O sucesso de seu empreendimento está relacionado ao planejamento, bom atendimento e a boa gestão. O Aivis é um sistema de gestão e emissão de notas fiscais em nuvem, fácil e eficiente.
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