Cuidados e ferramentas importantes para trabalhar em home office.
Com o isolamento social e a necessidade de estabelecer determinados protocolos para garantir a segurança dos colaboradores, o trabalho a distância (home office) se apresenta como uma solução para algumas empresas para realizar reuniões, treinamentos e outras atividades em grupo, e requer um nível de segurança maior do que o normal. Vamos aos pontos importantes:
Segurança
O ideal é que a empresa disponibilize uma ferramenta em um servidor seguro e as conexões sejam feitas por VPNs (Virtual Private Network) que significa “rede privada virtual”. Não é complicado fazer as configurações e o Google entre muitos, disponibiliza o serviço. Assim você garante a privacidade dos dados.
Comunicação
Trocar experiências e desenvolver um ambiente colaborativo é muito importante para as empresas que buscam agilidade e boas soluções. Os mais simples de usar e sem custo são:
1 - Skype
Ferramenta antiga, por isso bem conhecida, ela tem a necessidade de instalar um software e criar lista de contatos, mas funciona bem e pode ser uma boa opção;
2 - Google Hangout
Simples de usar, é possível reunir até 150 pessoas e é uma das ferramentas do Google Suíte, mas não é necessário pagar para usar, basta que o organizador tenha uma conta no Google.
3 - Zoom
Essa é uma ferramenta mais robusta e possui uma versão em software a ser instalada, mas pode usar também em um navegador. Com ele é possível reunir até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo webinar. A versão gratuita tem algumas limitações, mas funciona bem para reuniões com menos de 40 minutos entre mais de 3 pessoas, ou para 2 pessoas, sem limite de tempo.
Escolha a ferramenta ideal e faça testes antes para não perder o tempo na hora da reunião. Sobre qual headset utilizar, o ideal é que seja USB para evitar interferências, mas não adianta comprar os mais caros, como são muito manuseados, eles têm uma durabilidade curta. Uma boa dica é o logitech h390, mas se não puder adquirir, um fone de celular mesmo pode resolver.
Gestão
Fazer uma boa gestão do seu negócio não é uma opção, é uma necessidade! Planilhas e anotações em papel não vão lhe fornecer agilidade e informações importantes, assim como não abrirão as portas que você vai precisar. Outra questão são os sistemas antigos e instalados em computadores. É essencial que seu negócio migre para a nuvem o mais rápido possível. Assim, você vai ter acesso em tempo e pode, por exemplo, vender e emitir notas fiscais até mesmo em um smartphone. Sistema ERP em nuvem não é caro e você pode reduzir muito seu custo, algo vital no momento. Economia e tecnologia que serão grandes aliados durante e após a pandemia. Pense sempre que os seus concorrentes não vão perder tempo e muitos já migraram para a nuvem e, quanto mais demorar, pior vai ser o resultado em um ou dois anos. O Sistema Aivis, além de estar na nuvem, pode ser utilizado também em celulares e tem o melhor custo benefício do mercado. Gestão completa e notas fiscais com um suporte rápido e eficiente. Não deixe para depois, migre para nuvem o mais rápido possível.
Dicas importantes
Crie um local com tudo o que você vai precisar. Atenção a postura e fuja de distrações.
Monte uma rotina e tente não fugir dela. Cultive hábitos produtivos.
Especifique metas e objetivos.
Converse com os membros da sua família. É importante que eles ajudem e respeitem seu tempo e espaço.
Faça intervalos mas cuidado para não misturar atividades domésticas com trabalho.
Faça reuniões constantes e mantenha-se comunicativo. É essencial que você saiba o que os outros colaboradores estão fazendo e que eles saibam o que você faz.
Conclusão
Recentemente uma expressão vem tomando conta das conversas entre empresários e consultores. Já é comum ouvir "vou precisar refundar minha própria empresa". Essa sacada de utilizar a palavra "refundar", se refere ao fato de que o negócio pode voltar ao ponto em que iniciou, mas o caminho agora é outro. É como começar o mesmo negócio com condições semelhantes ao aprendizado, por conta de estar em uma realidade completamente diferente. As ações de vendas e captação de clientes, a logística para realizar a venda, a relação com os colaboradores e tudo mais que faz parte do processo da venda ou do desenvolvimento, seja de um produto ou serviço, vai precisar de validação e terá novas métricas a serem utilizadas. Claro que isso não invalida as experiências anteriores, mas não será a mesma coisa.
Não perca tempo e se informe para tomar as decisões o mais rápido possível. Corte os custos desnecessários e busque ferramentas que custam mesmos e fazem mais. Seja colaborativo e busque o máximo de eficiência, sempre existem boas ideias para fazer algo melhor e mais rápido.
Se você estiver com tempo ocioso, aproveite para estudar e se aprimorar. Tente também criar iniciativas para mobilizar as pessoas com ações que possam ajudar a superarmos esse momento difícil, ou levar conforto para quem mais necessita. Exercitar a solidariedade faz bem para a alma, para a sociedade e reflete também nos seus negócios. Cuide-se e boa sorte!