Tudo o que vocĂȘ precisa saber sobre Notas Fiscais para o Simples Nacional.
- Mauricio
- 16 de out. de 2019
- 11 min de leitura
Atualizado: 7 de jan. de 2020
Entenda como emitir e quais sĂŁo os principais tipos de notas fiscais.

Grandes empresas possuem departamentos especĂficos principalmente em relação aos tributos devido a burocracia gigantesca contemplada pela legislação tributaria e a falta de uma unificação fiscal entre os estados brasileiros.
A maioria das empresas Ă© de pequeno porte ou microempresas, isto Ă©, os proprietĂĄrios, com o auxĂlio de um contador, ficam responsĂĄveis de forma direta pelas açÔes tributarias e fiscais da empresa, principalmente quanto a emissĂŁo das notas fiscais.
A maioria das empresas são de pequeno porte ou microempresas, isto é, os proprietårios, com o auxilio de um contador, ficam responsåveis de forma direta pelas açÔes tributarias e fiscais da empresa, precisando desenvolver algum conhecimento, principalmente quanto a emissão diåria das notas fiscais.
Este artigo tem a intensĂŁo de abordar os aspectos essenciais da emissĂŁo das notas fiscais para o Simples Nacional, respondendo as principais dĂșvidas que ao longo de muitos anos nos foram feitas. PorĂ©m sem a intensĂŁo de esgotar o assunto, uma vez que perderĂamos o foco e tornaria o texto demasiadamente longo.
O que Ă© uma nota fiscal e por que preciso emitir?
Nota fiscal, como o prĂłprio nome deixa claro, Ă© um documento fiscal que registra uma transferĂȘncia de propriedade sobre um bem ou um serviço prestado, seja entre pessoas ou empresas. Na verdade, para emitir uma nota fiscal, faz-se necessĂĄrio que o emitente tenha uma empresa, ainda que a emissĂŁo ocorra atravĂ©s de um CPF, como Ă© o caso do produtor rural. Existem exceçÔes, mas de uma forma geral todas as vendas ou serviços de empresas enquadradas no Simples Nacional devem emitir notas fiscais.

Uma dĂșvida frequente, que nĂŁo faz parte do assunto mas Ă© interessante abordar, Ă© quanto ao MEI (microempreendedor individual). A modalidade do MEI esta dispensada de emitir nota fiscal para consumidor pessoa fĂsica, porĂ©m, estarĂĄ obrigado Ă emissĂŁo quando o destinatĂĄrio da mercadoria ou serviço for empresa, ou caso a pessoa fĂsica exija a emissĂŁo do documento fiscal. Nestes casos, ele pode emitir uma NFA-e, ou seja, uma nota fiscal avulsa eletrĂŽnica. Nada impede que este emita uma NF-e (nota fiscal eletrĂŽnica), mas caso decida emiti-la, terĂĄ que cumprir os mesmos requisitos de uma empresa nĂŁo optante pelo MEI.
A Nota Fiscal eletrÎnica é emitida diretamente na Secretaria de Fazenda do seu estado através de um software que monta a nota, solicita a emissão e retorna com o XML, o protocolo e a chave de acesso. Isso torna a emissão mais simples e segura, tudo ocorre em tempo real. Além disso, os softwares diminuem erros, armazenam as notas, entre diversas outras funçÔes.
O que Ă© necessĂĄrio para emitir notas fiscais?
Como jĂĄ dissemos anteriormente, estamos abordando o regime do Simples Nacional e para nĂŁo nos alongarmos muito vamos nos ater somente a esta modalidade.
Serviços
A NFS-e (Nota fiscal de Serviço eletrĂŽnica) Ă© emitida direto com a prefeitura da sua cidade. VocĂȘ precisa apenas ter a empresa constituĂda e fazer a inscrição na Secretaria Municipal de Fazenda para se posicionar como contribuinte do ISS. Praticamente todas as prefeituras possuem um sistema para que as empresas se cadastrem e emitam as notas fiscais de serviço gratuitamente, afinal, Ă© de interesse do municĂpio o recolhimento dos impostos sobre serviços. VocĂȘ pode usar um software para fazer isso, o que Ă© sempre recomendado.
Produtos
As Notas fiscais para produtos são bem mais complexas do que as de serviços. Existem apenas dois modelos para a venda de produtos: a nota fiscal eletrÎnica (NF-e) modelo 55, e a nota fiscal ao consumidor eletrÎnica (NFC-e) modelo 65. Existem outros modelos como o 57 o e 58, mas são modelos diretamente ligados ao transporte e, portanto, não serão abordados.
Modelo 55 - NF-e - TambĂ©m conhecido como ânota grandeâ, Ă© um documento completo que podem conter todos os dados que sĂŁo possĂveis de estar em uma nota fiscal. Para emitir a NF-e, Ă© necessĂĄrio os dados do destinatĂĄrio, dos produtos, do transporte, as parcelas, assim como indicar o tipo de operação e os complementos dos mais diversos. Esse modelo permite que a nota fiscal seja de entrada ou da saĂda, ou pode ser uma venda, uma devolução de uma venda e atĂ© mesmo para industrialização.

Modelo 65 - NFC-e - Ă o conhecido cupom fiscal. Ele foi criado para agilizar e facilitar uma venda, uma vez que nĂŁo Ă© necessĂĄrio indicar o cliente. Vale enfatizar que dados dos clientes sĂŁo bem-vindos, pois o ideal Ă© sempre desenvolvermos bons relacionamentos. Por isso, mesmo nĂŁo sendo obrigatĂłrio, podemos informar o nome e o CPF na NFC-e. Muitas lojas pedem dados alegando que facilita caso seja necessĂĄrio a troca do produto. Essa modalidade de nota fiscal Ă© permitida apenas para transaçÔes que ocorram presencialmente, nĂŁo podendo a mercadoria ser transportada. Por isso a tendĂȘncia dos estados Ă© adotar o prazo de apenas trinta minutos para o cancelamento da NFC-e apĂłs sua criação.
Os modelos são absolutamente independentes e o seu CNPJ precisa estar habilitado para emitir junto a Sefaz do seu estado. Não basta ter a Inscrição Estadual, precisa fazer o cadastro como emissor de notas fiscais eletrÎnicas. A NFC-e, necessita do credenciamento do CSC ( Código de Segurança do Consumidor) para os estados que possuem essa modalidade. O CSC fornece um token que possibilita a criação do código QR presente no documento auxiliar que usamos para imprimir e entregarmos ao nosso cliente.
Uma confusĂŁo comum, Ă© achar que o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) Ă© a nota fiscal. Na verdade ele funciona como uma representação do documento eletrĂŽnico, um resumo do XML. No DANFE, nĂŁo se encontram diversos campos que somente podem ser vistos fazendo uma consulta completa na Sefaz. Ă no XML que encontramos todos os dados da nota fiscal, mas como sĂŁo linhas com as referĂȘncias e marcaçÔes, impossibilita sua utilização como fonte de consulta.
Tipos de Notas Fiscais (modelo 55)
As notas fiscais podem ser de entrada ou de saĂda e fazem diferentes operaçÔes segundo a natureza e o CFOP. Podemos ter uma remessa, uma devolução, um comodato e outras operaçÔes. Apesar de aparentar ser complexo, Ă© bem fĂĄcil de entender.
Uma saĂda: pode ser uma venda para um consumidor, uma remessa para venda fora do estabelecimento ou mesmo um brinde. Pode ser ainda uma devolução de mercadoria para um fornecedor e muitas outras possibilidades.
Uma entrada: pode ser uma remessa de uma filial para uma matriz, o retorno de mercadorias de um evento, uma compra de um fornecedor ou mesmo uma devolução de um cliente, entradas de mercadorias a serem utilizadas nas prestaçÔes de serviços, entradas de insumos recebidos para industrialização por encomenda de outra empresa ou de outro estabelecimento da mesma empresa, e muitas outras possibilidades. Cada uma tem suas particularidades, mas no geral a emissão não é complicada.
Veja as caracterĂsticas das principais operaçÔes.
Venda
Esta Ă© a operação mais utilizada, o objetivo principal Ă© impulsionar o mercado e gerar arrecadação. O Simples Nacional Ă© uma modalidade que permite um faturamento anual de atĂ© 4,8 milhĂ”es por ano e tem alĂquotas que podem variar de 4% a atĂ© 33% de acordo com o faturamento e o ramo da empresa.
Exemplo de uma venda:
- Remessa ou comodato
São açÔes distintas, mas a forma para emitir a nota fiscal é semelhante. Basta indicar o CFOP, a Natureza da operação, além claro dos produtos e destinatårio.
Exemplo de uma remessa:
Remessa para venda fora do estabelecimento - VocĂȘ pode participar de um evento e precisa enviar seus produtos para vender. Vai precisar fazer uma remessa de saĂda, e quando terminar o evento, vai fazer uma remessa de entrada dos produtos que nĂŁo venderam. Um sistema de gestĂŁo ajuda muito nesta tarefa. No Aivis por exemplo, os CFOPs serĂŁo indicados automaticamente ou replicados para os produtos e vocĂȘ pode ainda copiar a saĂda para a entrada e retirar os produtos que foram vendidos. Isso economiza muito tempo.
Devolução
Esta costuma ser o tipo de nota fiscal que gera mais dĂșvidas. A devolução deve ser referenciada e isso, causa confusĂŁo, principalmente se veio de uma troca no balcĂŁo ou se for uma devolução para um mesmo fornecedor mas de diversos produtos de compras diferentes. Todas as devoluçÔes precisam da referĂȘncia da chave da nota fiscal que a gerou. Por exemplo, para devolver um produto a um fornecedor, deve se informar a chave da nota fiscal que esse fornecedor emitiu quando vendeu para vocĂȘ. Outra dĂșvida constante na devolução, Ă© quanto aos impostos a serem indicados, principalmente se a nota a ser referenciada tiver um regime tributĂĄrio diferente, como o lucro presumido ou o lucro real. O fornecedor quer, com razĂŁo, que os impostos que foram recolhidos, sejam retornados, afinal a mercadoria foi devolvida. O problema fica sempre por conta de impostos como o IPI que nĂŁo pode ser indicado pelo regime do Simples Nacional. Na verdade, existe um campo especĂfico para informar o IPI de devolução, mas o valor nĂŁo soma ao total da nota.
Exemplo de uma devolução:
Devolução de uma mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. Essa é a devolução que mais ocorre. à a entrada de um produto por conta de uma devolução de um cliente, seja por troca ou qualquer outro motivo.
Existem outras operaçÔes que necessitam de notas fiscais como a exportação e importação, a industrialização ou mesmo notas fiscais para ajustes e complementos, mas como sĂŁo especĂficas e menos comuns, nĂŁo vamos abordar para nĂŁo confundir.
O ideal Ă© que vocĂȘ utilize um software que emita todas essas operaçÔes, incluindo a Carta de Correção e outros documentos essenciais.
O que Ă© o CFOP
Este Ă© o cĂłdigo que indica qual a operação estĂĄ sendo realizada em cada produto ou serviço na nota fiscal. Existe um padrĂŁo simples de entender que garante uma taxa boa de acerto. O primeiro dĂgito, o tipo e fundamentalmente qual Ă© a operação.
Entrada
- 1.000: Entrada ou aquisição de serviços do estado.
- 2.000: Entrada ou aquisição de serviços de outros estados.
- 3.000: Entrada ou aquisição de serviços do exterior.
SaĂda
- 5.000: SaĂdas ou prestaçÔes de serviços para o estado.
- 6.000: SaĂdas ou prestaçÔes de serviços para outros estados.
- 7.000: SaĂdas ou prestaçÔes de serviços para o exterior.
Uma venda em uma loja de varejo, normalmente utiliza o 5.102 - Venda de mercadoria de terceiro, para dentro do estado e o 6.102 se o cliente for de fora do estado.
Os CFOPs mais utilizados no comércio são:
- 5.102 Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
- 5.405 Venda de mercadoria adquirida/recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributĂĄria, na condição de contribuinte substituĂdo.
- 5.202 Devolução de compra para comercialização.
- 5.411 Devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributåria.
- 5.949 Outra saĂda de mercadoria ou prestação de serviço nĂŁo especificado.
- 5.910 Remessa em bonificação, doação ou brinde.
- 5.911 Remessa de amostra grĂĄtis.
- 5.915 Remessa de mercadoria ou bem para conserto ou reparo.
Os CFOPs mais utilizados na indĂșstria sĂŁo:
- 5.101 Venda de produção do estabelecimento.
- 5.401 Venda de produção do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributåria, na condição de contribuinte substituto.
- 5.201 Devolução de compra para industrialização.
- 5.410 Devolução de compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributåria - Classificam-se neste código as devoluçÔes de mercadorias adquiridas para serem utilizadas em processo de industrialização ou produção rural cujas entradas tenham sido classificadas como "Compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributåria".
- 5.949 Outra saĂda de mercadoria ou prestação de serviço nĂŁo especificado.
- 5.910 Remessa em bonificação, doação ou brinde.
- 5.911 Remessa de amostra grĂĄtis
- 5.915 Remessa de mercadoria ou bem para conserto ou reparo.
O que Ă© o CSOSN?
Sigla de CĂłdigo de Situação da Operação no Simples Nacional, ele Ă© responsĂĄvel, na grande maioria das vezes, em indicar como vai incidir a tributação em cada item da nota fiscal. Alguns cĂłdigos sĂŁo mais simples, principalmente para calcular os impostos ou crĂ©ditos, mas outros podem ser bem complexos como, por exemplo, quando ocorre a incidĂȘncia da Substituição TributĂĄria.
Tabela CSOSN
CSOSN 101- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito.
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes que permitem a indicação da alĂquota do ICMS devido no Simples Nacional e o valor do crĂ©dito correspondente.
CSOSN 102 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes que nĂŁo permitem a indicação da alĂquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crĂ©dito, e nĂŁo estejam abrangidas nas hipĂłteses dos cĂłdigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900.
CSOSN 103 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção concedida para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar NÂș 123, de 2006.
CSOSN 201- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributåria.
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes que permitem a indicação da alĂquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crĂ©dito, e com cobrança do ICMS por substituição tributĂĄria.
CSOSN 202 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributåria
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes que nĂŁo permitem a indicação da alĂquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crĂ©dito, e nĂŁo estejam abrangidas nas hipĂłteses dos cĂłdigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900, e com cobrança do ICMS por substituição tributĂĄria.
CSOSN 203 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributåria
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar NÂș 123, de 2006, e com cobrança do ICMS por substituição tributĂĄria.
CSOSN 300 - Imune
Classificam-se neste código as operaçÔes praticadas por optantes pelo Simples Nacional contempladas com imunidade do ICMS.
CSOSN 400 - NĂŁo tributada pelo Simples Nacional
Classificam-se neste código as operaçÔes praticadas por optantes pelo Simples Nacional não sujeitas à tributação pelo ICMS dentro do Simples Nacional.
CSOSN 500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributĂĄria (substituĂdo) ou por antecipação
Classificam-se neste cĂłdigo as operaçÔes sujeitas exclusivamente ao regime de substituição tributĂĄria na condição de substituĂdo tributĂĄrio ou no caso de antecipaçÔes.
CSOSN 900 - Outros
Classificam-se neste cĂłdigo as demais operaçÔes que nĂŁo se enquadrem nos cĂłdigos 101, 102, 103, 201, 202, 203,Â
Datas e prazos
Uma nota fiscal, como o modelo 55, pode ter atĂ© trĂȘs datas diferentes. Na verdade, uma venda pode ter diversas datas que inicia desde um orçamento atĂ© o pagamento. No momento da criação da nota fiscal na Sefaz, podemos especificar duas datas: a data da emissĂŁo e a data da saĂda. A data da criação da nota fiscal nĂŁo pode ser alterada e Ă© determinada pela prĂłpria Sefaz. A data da emissĂŁo normalmente Ă© a mesma da criação, mas Ă© possĂvel alterar para atĂ© trinta dias atrĂĄs. Posso, portanto emitir uma nota fiscal modelo 55, para uma data retroativa. Por fim, a data de saĂda indica quando a mercadoria vai sair da empresa. Ă possĂvel emitir a nota fiscal e alterar a data de saĂda para uma data futura, que vai ser quando a mercadoria vai ser transportada.
Transporte
Existem documentos especĂficos para o transporte de mercadorias como a CT-e e a MDF-e. Eles sĂŁo normalmente utilizados pelas transportadoras e ficam vinculados a NF-e. Temos porĂ©m, que informar na NF-e dados quanto ao transporte e as mercadorias.
Como vai ocorrer o transporte: - Frete pelo emitente, pelo destinatĂĄrio, por terceiros, prĂłprio pelo emitente, prĂłprio pelo destinatĂĄrio ou sem transporte.
VocĂȘ pode informar o valor do frete, do seguro e os adicionais, assim como a quantidade de volumes e os pesos bruto e lĂquido das mercadorias. Ă importante informar os dados da transportadora, e ainda Ă© possĂvel incluir a placa do veĂculo assim como o RNTC (Registro Nacional de Transportador de Carga).
Ă grande a importĂąncia desses dados para evitar problemas durante o transporte.
CondiçÔes e formas de pagamento
Estes campos definem as datas de pagamento e a forma. Podem ser mĂșltiplas formas e diversas datas que ficarĂŁo em destaque no DANFE. Isso pode tomar tempo, assim como possibilita erros por conta de datas diferentes. Ter um sistema que organize e que vocĂȘ possa compor as condiçÔes de pagamento que costuma trabalhar Ă© essencial para esta função. VocĂȘ pode se deparar com vendas que tenha mĂșltiplas entradas, parcelas nĂŁo lineares ou mesmo com recorrĂȘncia, e elas podem ter variação de preço conforme a condição. Pode ser com pagamento para trinta dias e com 5% de acrĂ©scimo ou para sessenta dias e com 10% de acrĂ©scimo, por exemplo.
Outros campos
Natureza - Aqui, informamos qual o objetivo da ação que gerou a nota fiscal. Se foi uma venda, uma devolução, uma remessa, ou qualquer outra. Normalmente a opção mais comum é usar a mesma descrição do CFOP.
Finalidade - Este campo informa o tipo da nota fiscal, se Ă© uma nota normal, uma nota referenciada ou complementar, por exemplo. Em sistemas emissores esse campo Ă© automatizado.
Texto adicional do contribuinte - Existe um espaço na nota fiscal para inserirmos a informação que julgarmos necessĂĄria. Podem ser referĂȘncias, nĂșmeros de faturas ou mesmo para destacar algo importante como um local de entrega diferente ou contatos de ĂłrgĂŁos regulamentadores. Este campo fica no rodapĂ© do DANFE e normalmente tambĂ©m Ă© automatizado em sistemas emissores, sendo possĂvel escolher entre diversos textos previamente gravados.
Importante ressaltar que a orientação e todo o trabalho prestado pelo contador é essencial para evitar erros que podem gerar tributos com valores acima do necessårio ou mesmo complicaçÔes futuras com a receita federal. O contador acompanha diversos processos das empresas e mesmo para o regime do Simples Nacional, ter a orientação de um bom contador vai fazer muita diferença para o seu negócio.
Para obter mais informaçÔes sobre notas fiscais, vocĂȘ pode visitar o portal da Fazenda que possui vasto material educativo, incluindo os Protocolos, ConvĂȘnios, Atos e Ajustes, assim como informes e serviços diversos.