Entenda como emitir e quais são os principais tipos de notas fiscais.
Grandes empresas possuem departamentos específicos principalmente em relação aos tributos devido a burocracia gigantesca contemplada pela legislação tributaria e a falta de uma unificação fiscal entre os estados brasileiros.
A maioria das empresas é de pequeno porte ou microempresas, isto é, os proprietários, com o auxílio de um contador, ficam responsáveis de forma direta pelas ações tributarias e fiscais da empresa, principalmente quanto a emissão das notas fiscais.
A maioria das empresas são de pequeno porte ou microempresas, isto é, os proprietários, com o auxilio de um contador, ficam responsáveis de forma direta pelas ações tributarias e fiscais da empresa, precisando desenvolver algum conhecimento, principalmente quanto a emissão diária das notas fiscais.
Este artigo tem a intensão de abordar os aspectos essenciais da emissão das notas fiscais para o Simples Nacional, respondendo as principais dúvidas que ao longo de muitos anos nos foram feitas. Porém sem a intensão de esgotar o assunto, uma vez que perderíamos o foco e tornaria o texto demasiadamente longo.
O que é uma nota fiscal e por que preciso emitir?
Nota fiscal, como o próprio nome deixa claro, é um documento fiscal que registra uma transferência de propriedade sobre um bem ou um serviço prestado, seja entre pessoas ou empresas. Na verdade, para emitir uma nota fiscal, faz-se necessário que o emitente tenha uma empresa, ainda que a emissão ocorra através de um CPF, como é o caso do produtor rural. Existem exceções, mas de uma forma geral todas as vendas ou serviços de empresas enquadradas no Simples Nacional devem emitir notas fiscais.
Uma dúvida frequente, que não faz parte do assunto mas é interessante abordar, é quanto ao MEI (microempreendedor individual). A modalidade do MEI esta dispensada de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, porém, estará obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for empresa, ou caso a pessoa física exija a emissão do documento fiscal. Nestes casos, ele pode emitir uma NFA-e, ou seja, uma nota fiscal avulsa eletrônica. Nada impede que este emita uma NF-e (nota fiscal eletrônica), mas caso decida emiti-la, terá que cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo MEI.
A Nota Fiscal eletrônica é emitida diretamente na Secretaria de Fazenda do seu estado através de um software que monta a nota, solicita a emissão e retorna com o XML, o protocolo e a chave de acesso. Isso torna a emissão mais simples e segura, tudo ocorre em tempo real. Além disso, os softwares diminuem erros, armazenam as notas, entre diversas outras funções.
O que é necessário para emitir notas fiscais?
Como já dissemos anteriormente, estamos abordando o regime do Simples Nacional e para não nos alongarmos muito vamos nos ater somente a esta modalidade.
Serviços
A NFS-e (Nota fiscal de Serviço eletrônica) é emitida direto com a prefeitura da sua cidade. Você precisa apenas ter a empresa constituída e fazer a inscrição na Secretaria Municipal de Fazenda para se posicionar como contribuinte do ISS. Praticamente todas as prefeituras possuem um sistema para que as empresas se cadastrem e emitam as notas fiscais de serviço gratuitamente, afinal, é de interesse do município o recolhimento dos impostos sobre serviços. Você pode usar um software para fazer isso, o que é sempre recomendado.
Produtos
As Notas fiscais para produtos são bem mais complexas do que as de serviços. Existem apenas dois modelos para a venda de produtos: a nota fiscal eletrônica (NF-e) modelo 55, e a nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e) modelo 65. Existem outros modelos como o 57 o e 58, mas são modelos diretamente ligados ao transporte e, portanto, não serão abordados.
Modelo 55 - NF-e - Também conhecido como “nota grande”, é um documento completo que podem conter todos os dados que são possíveis de estar em uma nota fiscal. Para emitir a NF-e, é necessário os dados do destinatário, dos produtos, do transporte, as parcelas, assim como indicar o tipo de operação e os complementos dos mais diversos. Esse modelo permite que a nota fiscal seja de entrada ou da saída, ou pode ser uma venda, uma devolução de uma venda e até mesmo para industrialização.
Modelo 65 - NFC-e - É o conhecido cupom fiscal. Ele foi criado para agilizar e facilitar uma venda, uma vez que não é necessário indicar o cliente. Vale enfatizar que dados dos clientes são bem-vindos, pois o ideal é sempre desenvolvermos bons relacionamentos. Por isso, mesmo não sendo obrigatório, podemos informar o nome e o CPF na NFC-e. Muitas lojas pedem dados alegando que facilita caso seja necessário a troca do produto. Essa modalidade de nota fiscal é permitida apenas para transações que ocorram presencialmente, não podendo a mercadoria ser transportada. Por isso a tendência dos estados é adotar o prazo de apenas trinta minutos para o cancelamento da NFC-e após sua criação.
Os modelos são absolutamente independentes e o seu CNPJ precisa estar habilitado para emitir junto a Sefaz do seu estado. Não basta ter a Inscrição Estadual, precisa fazer o cadastro como emissor de notas fiscais eletrônicas. A NFC-e, necessita do credenciamento do CSC ( Código de Segurança do Consumidor) para os estados que possuem essa modalidade. O CSC fornece um token que possibilita a criação do código QR presente no documento auxiliar que usamos para imprimir e entregarmos ao nosso cliente.
Uma confusão comum, é achar que o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é a nota fiscal. Na verdade ele funciona como uma representação do documento eletrônico, um resumo do XML. No DANFE, não se encontram diversos campos que somente podem ser vistos fazendo uma consulta completa na Sefaz. É no XML que encontramos todos os dados da nota fiscal, mas como são linhas com as referências e marcações, impossibilita sua utilização como fonte de consulta.
Tipos de Notas Fiscais (modelo 55)
As notas fiscais podem ser de entrada ou de saída e fazem diferentes operações segundo a natureza e o CFOP. Podemos ter uma remessa, uma devolução, um comodato e outras operações. Apesar de aparentar ser complexo, é bem fácil de entender.
Uma saída: pode ser uma venda para um consumidor, uma remessa para venda fora do estabelecimento ou mesmo um brinde. Pode ser ainda uma devolução de mercadoria para um fornecedor e muitas outras possibilidades.
Uma entrada: pode ser uma remessa de uma filial para uma matriz, o retorno de mercadorias de um evento, uma compra de um fornecedor ou mesmo uma devolução de um cliente, entradas de mercadorias a serem utilizadas nas prestações de serviços, entradas de insumos recebidos para industrialização por encomenda de outra empresa ou de outro estabelecimento da mesma empresa, e muitas outras possibilidades. Cada uma tem suas particularidades, mas no geral a emissão não é complicada.
Veja as características das principais operações.
Venda
Esta é a operação mais utilizada, o objetivo principal é impulsionar o mercado e gerar arrecadação. O Simples Nacional é uma modalidade que permite um faturamento anual de até 4,8 milhões por ano e tem alíquotas que podem variar de 4% a até 33% de acordo com o faturamento e o ramo da empresa.
Exemplo de uma venda:
- Remessa ou comodato
São ações distintas, mas a forma para emitir a nota fiscal é semelhante. Basta indicar o CFOP, a Natureza da operação, além claro dos produtos e destinatário.
Exemplo de uma remessa:
Remessa para venda fora do estabelecimento - Você pode participar de um evento e precisa enviar seus produtos para vender. Vai precisar fazer uma remessa de saída, e quando terminar o evento, vai fazer uma remessa de entrada dos produtos que não venderam. Um sistema de gestão ajuda muito nesta tarefa. No Aivis por exemplo, os CFOPs serão indicados automaticamente ou replicados para os produtos e você pode ainda copiar a saída para a entrada e retirar os produtos que foram vendidos. Isso economiza muito tempo.
Devolução
Esta costuma ser o tipo de nota fiscal que gera mais dúvidas. A devolução deve ser referenciada e isso, causa confusão, principalmente se veio de uma troca no balcão ou se for uma devolução para um mesmo fornecedor mas de diversos produtos de compras diferentes. Todas as devoluções precisam da referência da chave da nota fiscal que a gerou. Por exemplo, para devolver um produto a um fornecedor, deve se informar a chave da nota fiscal que esse fornecedor emitiu quando vendeu para você. Outra dúvida constante na devolução, é quanto aos impostos a serem indicados, principalmente se a nota a ser referenciada tiver um regime tributário diferente, como o lucro presumido ou o lucro real. O fornecedor quer, com razão, que os impostos que foram recolhidos, sejam retornados, afinal a mercadoria foi devolvida. O problema fica sempre por conta de impostos como o IPI que não pode ser indicado pelo regime do Simples Nacional. Na verdade, existe um campo específico para informar o IPI de devolução, mas o valor não soma ao total da nota.
Exemplo de uma devolução:
Devolução de uma mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. Essa é a devolução que mais ocorre. É a entrada de um produto por conta de uma devolução de um cliente, seja por troca ou qualquer outro motivo.
Existem outras operações que necessitam de notas fiscais como a exportação e importação, a industrialização ou mesmo notas fiscais para ajustes e complementos, mas como são específicas e menos comuns, não vamos abordar para não confundir.
O ideal é que você utilize um software que emita todas essas operações, incluindo a Carta de Correção e outros documentos essenciais.
O que é o CFOP
Este é o código que indica qual a operação está sendo realizada em cada produto ou serviço na nota fiscal. Existe um padrão simples de entender que garante uma taxa boa de acerto. O primeiro dígito, o tipo e fundamentalmente qual é a operação.
Entrada
- 1.000: Entrada ou aquisição de serviços do estado.
- 2.000: Entrada ou aquisição de serviços de outros estados.
- 3.000: Entrada ou aquisição de serviços do exterior.
Saída
- 5.000: Saídas ou prestações de serviços para o estado.
- 6.000: Saídas ou prestações de serviços para outros estados.
- 7.000: Saídas ou prestações de serviços para o exterior.
Uma venda em uma loja de varejo, normalmente utiliza o 5.102 - Venda de mercadoria de terceiro, para dentro do estado e o 6.102 se o cliente for de fora do estado.
Os CFOPs mais utilizados no comércio são:
- 5.102 Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
- 5.405 Venda de mercadoria adquirida/recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído.
- 5.202 Devolução de compra para comercialização.
- 5.411 Devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária.
- 5.949 Outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado.
- 5.910 Remessa em bonificação, doação ou brinde.
- 5.911 Remessa de amostra grátis.
- 5.915 Remessa de mercadoria ou bem para conserto ou reparo.
Os CFOPs mais utilizados na indústria são:
- 5.101 Venda de produção do estabelecimento.
- 5.401 Venda de produção do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.
- 5.201 Devolução de compra para industrialização.
- 5.410 Devolução de compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária - Classificam-se neste código as devoluções de mercadorias adquiridas para serem utilizadas em processo de industrialização ou produção rural cujas entradas tenham sido classificadas como "Compra para industrialização ou produção rural em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária".
- 5.949 Outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado.
- 5.910 Remessa em bonificação, doação ou brinde.
- 5.911 Remessa de amostra grátis
- 5.915 Remessa de mercadoria ou bem para conserto ou reparo.
O que é o CSOSN?
Sigla de Código de Situação da Operação no Simples Nacional, ele é responsável, na grande maioria das vezes, em indicar como vai incidir a tributação em cada item da nota fiscal. Alguns códigos são mais simples, principalmente para calcular os impostos ou créditos, mas outros podem ser bem complexos como, por exemplo, quando ocorre a incidência da Substituição Tributária.
Tabela CSOSN
CSOSN 101- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito.
Classificam-se neste código as operações que permitem a indicação da alíquota do ICMS devido no Simples Nacional e o valor do crédito correspondente.
CSOSN 102 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.
Classificam-se neste código as operações que não permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e não estejam abrangidas nas hipóteses dos códigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900.
CSOSN 103 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.
Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção concedida para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar Nº 123, de 2006.
CSOSN 201- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária.
Classificam-se neste código as operações que permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e com cobrança do ICMS por substituição tributária.
CSOSN 202 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária
Classificam-se neste código as operações que não permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e não estejam abrangidas nas hipóteses dos códigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900, e com cobrança do ICMS por substituição tributária.
CSOSN 203 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária
Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar Nº 123, de 2006, e com cobrança do ICMS por substituição tributária.
CSOSN 300 - Imune
Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contempladas com imunidade do ICMS.
CSOSN 400 - Não tributada pelo Simples Nacional
Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional não sujeitas à tributação pelo ICMS dentro do Simples Nacional.
CSOSN 500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação
Classificam-se neste código as operações sujeitas exclusivamente ao regime de substituição tributária na condição de substituído tributário ou no caso de antecipações.
CSOSN 900 - Outros
Classificam-se neste código as demais operações que não se enquadrem nos códigos 101, 102, 103, 201, 202, 203,
Datas e prazos
Uma nota fiscal, como o modelo 55, pode ter até três datas diferentes. Na verdade, uma venda pode ter diversas datas que inicia desde um orçamento até o pagamento. No momento da criação da nota fiscal na Sefaz, podemos especificar duas datas: a data da emissão e a data da saída. A data da criação da nota fiscal não pode ser alterada e é determinada pela própria Sefaz. A data da emissão normalmente é a mesma da criação, mas é possível alterar para até trinta dias atrás. Posso, portanto emitir uma nota fiscal modelo 55, para uma data retroativa. Por fim, a data de saída indica quando a mercadoria vai sair da empresa. É possível emitir a nota fiscal e alterar a data de saída para uma data futura, que vai ser quando a mercadoria vai ser transportada.
Transporte
Existem documentos específicos para o transporte de mercadorias como a CT-e e a MDF-e. Eles são normalmente utilizados pelas transportadoras e ficam vinculados a NF-e. Temos porém, que informar na NF-e dados quanto ao transporte e as mercadorias.
Como vai ocorrer o transporte: - Frete pelo emitente, pelo destinatário, por terceiros, próprio pelo emitente, próprio pelo destinatário ou sem transporte.
Você pode informar o valor do frete, do seguro e os adicionais, assim como a quantidade de volumes e os pesos bruto e líquido das mercadorias. É importante informar os dados da transportadora, e ainda é possível incluir a placa do veículo assim como o RNTC (Registro Nacional de Transportador de Carga).
É grande a importância desses dados para evitar problemas durante o transporte.
Condições e formas de pagamento
Estes campos definem as datas de pagamento e a forma. Podem ser múltiplas formas e diversas datas que ficarão em destaque no DANFE. Isso pode tomar tempo, assim como possibilita erros por conta de datas diferentes. Ter um sistema que organize e que você possa compor as condições de pagamento que costuma trabalhar é essencial para esta função. Você pode se deparar com vendas que tenha múltiplas entradas, parcelas não lineares ou mesmo com recorrência, e elas podem ter variação de preço conforme a condição. Pode ser com pagamento para trinta dias e com 5% de acréscimo ou para sessenta dias e com 10% de acréscimo, por exemplo.
Outros campos
Natureza - Aqui, informamos qual o objetivo da ação que gerou a nota fiscal. Se foi uma venda, uma devolução, uma remessa, ou qualquer outra. Normalmente a opção mais comum é usar a mesma descrição do CFOP.
Finalidade - Este campo informa o tipo da nota fiscal, se é uma nota normal, uma nota referenciada ou complementar, por exemplo. Em sistemas emissores esse campo é automatizado.
Texto adicional do contribuinte - Existe um espaço na nota fiscal para inserirmos a informação que julgarmos necessária. Podem ser referências, números de faturas ou mesmo para destacar algo importante como um local de entrega diferente ou contatos de órgãos regulamentadores. Este campo fica no rodapé do DANFE e normalmente também é automatizado em sistemas emissores, sendo possível escolher entre diversos textos previamente gravados.
Importante ressaltar que a orientação e todo o trabalho prestado pelo contador é essencial para evitar erros que podem gerar tributos com valores acima do necessário ou mesmo complicações futuras com a receita federal. O contador acompanha diversos processos das empresas e mesmo para o regime do Simples Nacional, ter a orientação de um bom contador vai fazer muita diferença para o seu negócio.
Para obter mais informações sobre notas fiscais, você pode visitar o portal da Fazenda que possui vasto material educativo, incluindo os Protocolos, Convênios, Atos e Ajustes, assim como informes e serviços diversos.
